จากคาร์แคร์...สู่ธุรกิจร้านกาแฟชื่อดังเมืองอุดร “Beyond Cafe” ใช้ไอทีบริหารร้าน

นายชาญชัย เต็งสุจริตกุล ผู้บริหารร้าน Beyond Cafe และ รศ.ดร.รัชพล สันติวรากร ผู้จัดการเครือข่ายไอแทป มหาวิทยาลัยขอนแก่น

จากคาร์แคร์...สู่ธุรกิจร้านกาแฟชื่อดังเมืองอุดร “Beyond Cafe” ใช้ไอทีบริหารร้านกาแฟยุค 4.0




“ลดขั้นตอนการทำงาน ลดเวลา และลดต้นทุนการผลิต” ทำให้นักธุรกิจรุ่นใหม่ไฟแรงเจ้าของร้านกาแฟแบรนด์ดังแห่งเมืองอุดร “Beyond Café” เกิดไอเดียนำไอทีมาใช้โดยร่วมกับผู้เชี่ยวชาญของไอแทป สวทช. พัฒนาซอฟต์แวร์ในรูปแบบ Customize Software ขึ้นมา เพื่อบริหารจัดการร้านและรองรับธุรกิจที่เติบโตอย่างรวดเร็วถึง 4 สาขา ซอฟต์แวร์ดังกล่าวสามารถตอบโจทย์ความต้องการด้านการจัดเตรียมวัตถุดิบที่เน้นความสดใหม่และการบริหารจัดการพนักงานภายในร้านและสาขาได้อย่างทั่วถึง เพื่อสร้างความมั่นใจให้กับลูกค้าว่าจะได้รับสินค้าและบริการที่ดี

รศ.ดร.รัชพล สันติวรากร ผู้จัดการเครือข่ายไอแทป มหาวิทยาลัยขอนแก่น กล่าวว่า โปรแกรมสนับสนุนการพัฒนาเทคโนโลยีและนวัตกรรม (ไอแทป) สวทช. เป็นโปรแกรมให้บริการภาคอุตสาหกรรม/ธุรกิจในการทำวิจัยและพัฒนา รวมทั้งยกระดับเทคโนโลยีการผลิต โดยมีภารกิจหลัก คือ การสร้างกลไกเชื่อมโยงระหว่างผู้ให้บริการ







เทคโนโลยี (Technology Service Providers) กับผู้ใช้เทคโนโลยี (Technology Users) ในรูปแบบของการจัดหาผู้เชี่ยวชาญด้านเทคนิค เพื่อให้ความช่วยเหลือด้านการวิจัยและพัฒนาเข้าไปให้คำปรึกษาและแก้ไขปัญหาถึงในสถานประกอบการ
สำหรับไอแทปเครือข่ายมหาวิทยาลัยขอนแก่นจะดูแลผู้ประกอบการในพื้นที่ภาคตะวันออกเฉียงเหนือตอนบน รวม 10 จังหวัด (ได้แก่ เลย อุดรธานี หนองคาย ขอนแก่น หนองบัวลำภู ร้อยเอ็ด กาฬสินธุ์ สกลนคร มุกดาหาร และนครพนม) มีผู้ประกอบการที่เข้าร่วมโครงการไอแทป มหาวิทยาลัยขอนแก่นจำนวน 908 ราย ซึ่ง Beyond Café เป็นหนึ่งในตัวอย่างธุรกิจของผู้ประกอบการรุ่นใหม่ที่มีแนวคิดนำไอทีมาพัฒนาบริการและปรับปรุงกระบวนการทำงานให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

Beyond Café เป็นร้านเครื่องดื่มและเบเกอรี่ที่เจ้าของผลิตเอง เนื่องจากรสชาติและการบริการที่ดีจึงทำให้ได้รับการตอบรับจากลูกค้าเป็นอย่างดีและเติบโตอย่างรวดเร็ว จนขยายร้าน 4 สาขา (อุดรธานี 3 สาขา และหนองคาย 1 สาขา) ซึ่งที่ผ่านมาทางร้านใช้ซอฟต์แวร์ที่ติดตั้งมากับเครื่อง POS (Point of Sale) ที่มีประจำในแต่ละสาขาเป็นระบบ windows-based ที่ติดตั้งสำหรับการใช้งานเฉพาะจุด ไม่สามารถเชื่อมต่อและรวบรวมข้อมูลจากเครื่องในสาขาอื่นๆ ได้ โดยในแต่ละวันเจ้าของร้านจะต้องเดินทางเข้าไปที่สาขาเพื่อดึงข้อมูลจากเครื่อง POS รวมถึงอัพเดท

รายการและราคาสินค้า นอกจากนั้นระบบการจัดการข้อมูลอื่นๆ เช่น การจัดสต๊อกวัตถุดิบของแต่ละสาขาไม่มีความอัพเดท ทำให้ร้านประสบปัญหาการขาดวัตถุดิบในการผลิต รวมถึงไม่สามารถคำนวณและตรวจสอบความสัมพันธ์ระหว่างวัตถุดิบกับการขายได้
“เมื่อไอแทปได้รับโจทย์ความต้องการของผู้ประกอบการแล้ว จึงได้จัดหาผู้เชี่ยวชาญมาพัฒนาซอฟต์แวร์ในรูปแบบ Customize Software ที่สามารถบริหารจัดการร้านในระดับรวมหลายสาขา เพื่อรวบรวมข้อมูลต่างๆ ในแต่ละสาขา มารวมในจุดเดียว รวมถึงการวิเคราะห์ข้อมูล การจัดการสต๊อกสินค้าในแต่ละสาขาสามารถทำได้แบบออนไลน์ โดยระบบซอฟต์แวร์ที่พัฒนาขึ้นนี้สามารถใช้งานร่วมกับเครื่อง POS เดิมที่ใช้อยู่ในแต่ละสาขาได้ และสามารถรองรับการทำเฟรนไชส์ที่มีแนวโน้มเพิ่มขึ้นในอนาคตอีกทางหนึ่งด้วย”ผู้จัดการเครือข่ายไอแทป มหาวิทยาลัยขอนแก่น กล่าว

นายชาญชัย เต็งสุจริตกุล ผู้บริหารร้าน Beyond Café กล่าวว่า จากเดิมร้าน Beyond Café จะเป็นธุรกิจขนาดเล็กเพื่อเสริมธุรกิจร้านคาร์แคร์ที่อำนวยความสะดวกให้กับผู้มาใช้บริการ ซึ่งได้รับเสียงตอบรับที่ดีจากลูกค้าที่มาใช้บริการเกิดบอกต่อกันมากขึ้น จนขยายฐานลูกค้าไปยังกลุ่มอื่นๆ เพิ่มมากขึ้น ทำให้ต้องขยายพื้นที่ร้าน Beyond Café เพื่อรองรับกลุ่มลูกค้าที่ไม่เพียงเฉพาะลูกค้าร้านคาร์แคร์เท่านั้น รวมถึงการเพิ่มเมนูของเครื่องดื่มและเบเกอรี่ให้มีความหลากหลายมากขึ้นด้วย จนในปัจจุบันมีเมนูให้ลูกค้าเลือกมากถึง 200 รายการ

ด้วยความที่มีใจรักบริการและใส่ใจกับลูกค้าที่จะต้องได้รับสิ่งที่ดีที่สุดของร้าน ดังนั้นทุกเมนูไม่ว่าจะเป็นเครื่องดื่มหรือเบเกอรี่ของทางร้านจะเป็นผู้ผลิตเองแบบโฮมเมด ภายใต้แนวคิดของร้านที่ว่า “พร้อมเสิร์ฟความสดทุกวัน” (Everyday we bake fresh) สินค้าที่ดีจึงต้องเริ่มมาจากวัตถุดิบที่ดี สดและใหม่ด้วย ดังนั้นการสต๊อกวัตถุดิบเพื่อรองรับกลุ่มลูกค้าในแต่ละสาขาก็จะมีความต้องการและปริมาณที่แตกต่างกันไป ซึ่งในกระบวนการผลิตนั้นมีวัตถุดิบมากถึง 350 ชนิด ทำให้เกิดไอเดียที่จะนำระบบไอทีมาแก้ปัญหาเรื่องการสต๊อกวัตถุดิบในภาพรวม เพราะระบบ POS ที่ใช้อยู่ไม่สามารถรองรับการบริหารจัดการได้ทั้งหมด

“การมีระบบ Customize Software ที่พัฒนาขึ้นตอบโจทย์ความต้องการของร้านเป็นอย่างมาก ทำให้บริหารจัดการร้าน สามารถควบคุมสต๊อกและระบบงานหลังร้านได้ดีขึ้น ทำให้ช่วยลดต้นทุนที่ไม่ต้องสูญเสียวัตถุดิบที่จะหมดอายุไม่พร้อมกัน คิดเป็นมูลค่าประมาณ 50,000 บาทต่อเดือน โดยระบบสามารถบันทึกข้อมูลการซื้อวัตถุดิบและสินค้าต่างๆ และสามารถค้นหาและแสดงผลข้อมูลประวัติการซื้อได้ ช่วยดูแลสต๊อกสินค้าและวัตถุดิบเก็บบันทึกข้อมูลการนำของเข้าและออก ระบบการจัดการงานขายเป็นแบบ Windows based Application สามารถเชื่อมต่อกับข้อมูลหลักบน Web Server ได้ สามารถคำนวณวัตถุดิบที่จะต้องใช้เมื่อมีการขาย จัดการข้อมูลสมาชิกเก็บบันทึกข้อมูลลูกค้าและประวัติการซื้อสินค้าได้ และที่สำคัญคือสามารถดูข้อมูลและจัดการงานของสาขาย่อยได้ โดยไม่ต้องเสียเวลาเดินทางไปเก็บข้อมูลในแต่ละสาขา”

นอกจากการให้ความสำคัญกับลูกค้าแล้ว การดูแลพนักงานในร้านเสมือนเป็นครอบครัวเดียวกันก็เป็นอีกปัจจัยที่เจ้าของธุรกิจไม่อาจละเลยได้ โดยเฉพาะเมื่อจำนวนพนักงานจากเดิมที่มีเพียงไม่กี่คน แต่ปัจจุบันมีพนักงานเพิ่มขึ้นและในอนาคตกำลังดำเนินการด้านบุคลากรที่มีถึง 100 คน เพื่อคอยบริการลูกค้าได้อย่างทั่วถึง ซึ่งพนักงานแต่ละคนก็จะมีความจำเป็นในการเบิกเงินล่วงหน้าที่แตกต่างกันไปในแต่ละเดือน ทำให้ต้องใช้เวลาในการบริหารงบประมาณที่เปลี่ยนแปลงตลอดเวลาและไม่สามารถคาดการณ์ล่วงหน้าได้ เมื่อระบบ Customize Software มาเป็นเครื่องมือช่วยบริหารจัดการเรื่องนี้ ก็ทำให้พนักงานทุกคนทำงานอย่างมีความสุขและทุ่มเทให้กับงานได้เต็มที่ และตัวผู้ประกอบการเองก็ได้เห็นเส้นทางในการทำงานของตนเองชัดเจนและมีความสุขมากยิ่งขึ้นเช่นกัน
สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการพัฒนา ต่อยอด หรือปรับปรุงกระบวนการผลิต/บริการให้ธุรกิจของท่านเติบโตอย่างก้าวกระโดดและเตรียมรับกระแสแห่งยุค 4.0 สามารถติดต่อโครงการไอแทป สวทช. โทร. 0-2564-7000 ซึ่งจะมีเครือข่ายให้บริการอยู่ทุกภูมิภาคของประเทศ