เทคโนโลยีสามารถช่วยให้ผู้รับเหมามีการจัดการโครงการที่ดีขึ้น ได้อย่างไร

ผู้เขียน: คุณศรีดาราน อรูมูแกม รองประธาน บริษัทไอเอฟเอส ภูมิภาคอาเซียน

เทคโนโลยีสามารถช่วยให้ผู้รับเหมามีการจัดการโครงการที่ดีขึ้น ได้อย่างไร

องค์กรส่วนใหญ่นั้นได้ข้องเกี่ยวกับการทำโครงการต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นโครงการหลักขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับกำไรของบริษัทหรือไม่ก็ตาม ผู้นำองค์กรส่วนใหญ่ยอมรับว่าการบริหารจัดการโครงการที่มีประสิทธิภาพนั้นมีบทบาทสำคัญในการดำเนินธุรกิจของพวกเขา

โครงการต่าง ๆ สามารถทำได้ในหลายวิธี เช่น การพัฒนาผลิตภัณฑ์ใหม่ วงจรของน้ำมันหรือ รวมไปถึงวงจรการสั่งซื้อของลูกค้า หรือ วงจรการสั่งซื้อของกลุ่มลูกค้า ตัวอย่างในด้านของวิศวกรรม มีการประดิษฐ์คิดค้นอุปกรณ์ เพื่อรองรับผู้รับจ้างผลิตสินค้าให้กับบริษัทที่จะไปขายในแบรนด์ของตัวเอง (OEM ) ในอุตสาหกรรมอิเล็กทรอนิกส์ นอกจากนี้ยังมีลูกค้าในอุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซอีกด้วย การจัดการโครงการ จะมีการติดตามทรัพยากรทั้งหมดที่ถูกบริโภคโดยแต่ผู้บริโภคแต่ละกลุ่ม และแสดงให้เห็นว่า ส่วนต่างกำไรจากลูกค้า OEM มีการลดลง เนื่องจากปริมาณการผลิตที่ลดลง ในขณะที่อุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซยังคงมีโอกาสที่จะเติบโตต่อไปได้ซึ่งแก้ไขได้โดยการฝึกอบรมพนักงานและการหาทรัพยากรใหม่ การระบุและการตอบสนองที่ดีเพียงพอสำหรับโอกาสนี้จำเป็นต้องมีซอฟต์แวร์บริหารจัดการองค์กรที่ได้รับการออกแบบมาสำหรับอำนวยความสะดวกในการติดตามโครงการ

Project-Based Solutions (PBS) ให้ข้อมูลล่วงหน้าเกี่ยวกับสถานะของโครงการในระดับสูงรวมถึงข้อมูลการบรรจุคนเข้าทำงานที่แท้จริง ทรัพยากร และความต้องการทางด้านอุปกรณ์ ยกตัวอย่างเช่น หากธุรกิจใดธุรกิจหนึ่งได้รับการจัดการโดยใช้วิธีการแบบเดิม ๆ โดยมีการคำนวณชั่วโมงของค่าแรงการทำงานเทียบกับมาตรฐานที่ตกลงไว้ในแต่ละขั้นตอน และแรงงานทางอ้อมถูกประยุกต์เป็นค่าใช้จ่ายทั่วไป ดังนั้นความแตกต่างของลูกค้าที่มีกำไรจากที่ไม่มีกำไรได้กลายเป็นความท้าทายและ ไม่น่าที่จะผลักดันให้ประสิทธิภาพ และเกิดผลกำไร

ในฐานะของผู้รับเหมา การจัดการโครงการที่มีความสม่ำเสมอ และการบูรณาการของ PBS สู่กระบวนการทางธุรกิจหลักสามารถช่วยปรับปรุงให้ได้ผลกำไรและข้อได้เปรียบเหนือคู่แข่ง

Sridharan Arumugam VP of IFS Solutions Asia Pacific Pte Ltd

ทำไมจึงใช้ Project Based Solutions?

PBS จะช่วยให้มีการปฏิบัติที่สม่ำเสมอ และเพิ่มความชัดเจนของโครงการทั้งหมด โดยเน้นการรวมข้อมูลสู่ศูนย์กลางเกี่ยวกับสถานะของโครงการ ทรัพยากร ข้อมูลผลิตภัณฑ์ และลูกค้า
ในการเลือกใช้โปรแกรมประยุกต์ PBS ในการบริหารจัดการโครงการนั้นเป็นสิ่งสำคัญเพื่อทำให้แน่ใจว่าการแก้ปัญหามีการบูรณาการ ในการจัดการอุปทานและอุปสงค์สำหรับทรัพยากรทั้งหมดและสำหรับค่าใช้จ่ายทางการเงินที่เกิดขึ้นตลอดโครงการซึ่งจะทำให้คุณสามารถเห็นได้ว่าเมื่อเวลาผ่านไปแต่ละโครงการมีความคืบหน้าอย่างไร

ผู้ผลิตโปรแกรมประยุกต์จัดการองค์กรบางรายกล่าวอ้างนำเสนอระบบการบริหารจัดการโครงการแบบบูรณาการ แต่มันก็มักจะถูกจำกัดอยู่ที่ฟังก์ชั่นด้านบัญชีอยู่บ่อยครั้งและไม่ได้รับการเชื่อมโยงกับส่วนที่เหลือของการใช้งาน ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่จะต้องหาโปรแกรมที่มีความสามารถในการเชื่อมต่อการทำงานในโครงการของคุณกับโปรแกรมในส่วนอื่นๆได้ จากสัญญาเดิมที่ผ่านการออกแบบสู่การก่อสร้าง/ การผลิต และวิธีการที่จะให้บริการหลังการขาย การบำรุงรักษา หรือการรื้อถอน

Project-Based Solutions สามารถช่วยคุณได้อย่างไร

Project-Based Solutions มีประโยชน์ดังต่อไปนี้

•   การติดตามค่าใช้จ่ายตั้งแต่ต้นจนจบ; รวมถึงทางด้านวิศวกรรมศาสตร์ การจัดทำเอกสารและการคำนวณต้นทุนอื่น ๆ ที่เวลาเป็นตัวขับเคลื่อน ที่มักจะพิจารณาเป็นค่าใช้จ่ายทางอ้อม หรือ ค่าใช้จ่ายในการผลิต

•   การวางแผนโครงการแบบสมบูรณ์ขององค์กร; ทำให้แน่ใจว่าฟังก์ชั่นการทำงานมีการเชื่อมโยงกับแผนการทำงานของเครื่องจักร ดังนั้นเครื่องมือการผลิตจะปรากฎให้เห็นถึงแผนงานโครงการ

•   แผนมาตรฐาน; เห็นได้ชัดว่า เป้าหมายของการนำการบริหารไปใช้โดยโครงการใดนั้นจะช่วยในการจัดการที่มีรายละเอียดและวิเคราะห์ในส่วนของธุรกิจที่เป็นมาตรฐาน แต่แม้จะมีโครงการเหล่านั้น ในหลายโครงการควรมีการอนุญาตให้ใช้ร่วมกันระหว่างโครงการหลายๆโครงการ ประสิทธิภาพของแผนมาตรฐานนั้นทำจะทำให้การทำหลายโครงการกลายเป็นเรื่องธรรมดา

•   การนำกลับมาใช้ใหม่; องค์กรส่วนใหญ่ มักตกลงทำสัญญากับลูกค้าทั้งที่รายละเอียดสุดท้ายนั้นยังไม่สมบูรณ์ เพื่อลดความเสี่ยงและปรับปรุงความน่าจะเป็น หรือ การจัดหาข้อมูลที่จะถูกต้องตั้งแต่ในครั้งแรก โดยการคัดลอกจากแม่แบบของโครงการที่ใกล้เคียงกันเป็นสิ่งที่จำเป็น

•   Swap (ยืม และจ่ายกลับ); การจัดลำดับความสำคัญ ความสามารถในการเปลี่ยนทรัพยากรจากหนึ่งโครงการไปยังอีกโครงการที่จะช่วยเพิ่มความพร้อมของทรัพยากร และในขณะเดียวกันจะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการถือครองรายการที่ไม่จำเป็นตามแผนงานเดิม

หลายบริษัทถูกจัดอยู่ในโครงสร้างแบบแผนกที่ในบางครั้งอาจจะไม่ยืดหยุ่น การบริหารจัดการโครงการ นั้นต้องใช้ทรัพยากรมนุษย์จากหน่วยงานต่างๆ เพื่อที่จะมีกู้ยืมเงินสำหรับแต่ละโครงการ การสร้างองค์กร ชั่วคราว แบบมีกำไรขาดทุนเป็นของตัวเองในบัญชี (P & L ) นอกจากนี้ยังมีความสำคัญสำหรับ เทคโนโลยี ที่จะช่วยในการจัดการเพื่อดูว่าทรัพยากรบางอย่างในแต่ละแผนกอาจจะมีมากเกินไปและ การใช้ประโยชน์จากทรัพยากรเหล่านั้น
 
Project Based Solutions นั้นถือได้ว่าเป็นการเปิดโลกใหม่ของซอฟต์แวร์ที่สนับสนุนการตลาดที่ท้าทายของศตวรรษที่ 21 เทคโนโลยีสามารถช่วยในการอำนวยความสะดวกในการทำโครงการ แต่ในท้ายที่                         สุดนั้นก็ขึ้นอยู่กับการบริหารจัดการของแต่ละองค์กรในการใช้ประโยชน์จากความสามารถเหล่านี้ และ สร้างวัฒนธรรมทางธุรกิจที่มีความคล่องตัวมากพอที่จะตอบสนองต่อความท้าทายในปัจจุบัน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม www.ifsworld.com/Solutions/Projects