เอบีม เผยอินไซต์ เจาะลึกวิธีเพิ่มประโยชน์ RPA สูงสุด ผ่านกระบวนการ BPR

เอบีม เผยอินไซต์ เจาะลึกวิธีเพิ่มประโยชน์ RPA สูงสุด ผ่านกระบวนการ BPR

เอบีม คอนซัลติ้ง ประเทศไทย บริษัทที่ปรึกษาชั้นนำจากญี่ปุ่น เผยข้อมูลเชิงลึก “บทบาทของ BPR ในการเพิ่มประสิทธิภาพ RPA สูงสุด” โดยระบบการทำงานซอฟต์แวร์อัตโนมัติ หรือ RPA (Robotic Process Automation) มีบทบาทสำคัญด้านการบริหารเวลาและการลดค่าใช้จ่ายในการปรับตัวของภาคธุรกิจเข้าสู่ยุคดิจิทัล อย่างไรก็ตาม แม้ RPA จะเป็นหนึ่งในโซลูชั่นที่ได้รับความนิยมมากที่สุด แต่จากการสำรวจพบว่าบริษัทหลายแห่งไม่ได้รับประโยชน์อย่างเต็มที่จากการใช้ RPA เพียงอย่างเดียว เห็นได้จากผลการสำรวจของเอบีมที่พบว่า 42% จาก 55 กลุ่มตัวอย่างบริษัทข้ามชาติในเอเชีย (AMNC) พบว่าผลการนำ RPA ไปใช้ในธุรกิจไม่เป็นไปตามความคาดหวัง สอดคล้องกับผลลัพธ์ที่สังเกตได้จากทั่วโลก เหตุเพราะหลักจากการเลือกกระบวนการที่ไม่เหมาะสม และการนำ RPA ไปใช้ในกระบวนการทำงานที่องค์กรมีอย่างไร้ประสิทธิภาพ ทั้งนี้ เอบีมแนะโซลูชั่นเพื่อประโยชน์สูงสุดจากการนำ RPA มาใช้ในธุรกิจ ด้วยการคิดทบทวนกระบวนการทางธุรกิจ เพื่อสร้างหรือออกแบบกระบวนการทางธุรกิจใหม่หรือ Business Process Re-Engineering (BPR) มาใช้ร่วมกับ RPA ก่อนเริ่มลงมือใช้ RPA ในองค์กรเต็มรูปแบบ

นายอิชิโร ฮาระ กรรมการผู้จัดการ บริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง (ประเทศไทย) จำกัด​ บริษัทที่ปรึกษาที่มีความเชี่ยวชาญด้านการปรับเปลี่ยนองค์กรธุรกิจในรูปแบบดิจิทัลทรานส์ฟอร์เมชั่น ในเครือบริษัท เอบีม คอนซัลติ้ง จำกัด ประเทศญี่ปุ่น กล่าวว่าโซลูชั่น RPA เป็นตัวเลือกอันดับต้นๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการและขยายความได้เปรียบในการแข่งขัน อย่างไรก็ตาม การใช้โซลูชั่น RPA เพียงอย่างเดียวอาจไม่ใช่คำตอบสำหรับทุกกรณี โดยจากประสบการณ์ของเอบีม พบว่าทุกองค์กรมีความท้าทายที่ต้องพิจารณาให้ดีก่อนเลือกใช้ RPA แค่เพียงอย่างเดียว

จากการวิจัยของเอบีมในกลุ่มบริษัทข้ามชาติทั่วเอเชีย พบว่าแม้จะมีการนำ RPA ไปปรับใช้จนประสบความสำเร็จหลายกรณี แต่บริษัท 42% พบปัญหาและความท้าทายในการส่งเสริมเป้าหมายขององค์กรที่เกี่ยวข้องกับดิจิทัลซึ่งรวมถึง RPA โดยพบว่าไม่ได้รับประโยชน์จาก RPA ตามที่คาดไว้ในตอนแรก ข้อมูลจากรายงานตลาดเรื่อง Global Intelligent Automation Market Report ที่ศึกษาถึงตลาดของระบบอัจฉริยะอัตโนมัติทั่วโลกประจำปี 2560 โดย The Shared Services and Outsourcing Network (SSON) พบว่าสาเหตุหลักของความล้มเหลวที่เกิดขึ้นนั้นมาจากกระบวนการอัตโนมัติที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งคิดเป็น 38% ของการใช้งานที่ไม่ประสบความสำเร็จดังกล่าว

“ภาวะนี้นำไปสู่ปัญหามากมาย ทั้งความล่าช้า การใช้จ่ายเกินงบประมาณ และการประหยัดค่าใช้จ่ายเต็มเวลา (FTE) ที่ต่ำกว่าเป้าหมาย สาเหตุหลักอีกประการที่สรุปได้จากประสบการณ์ของเอบีมในการใช้ RPA คือความท้าทายในการเลือกกระบวนการที่เหมาะสมสำหรับระบบอัตโนมัติ ซึ่งหมายถึงการเลือกกระบวนการสำหรับระบบอัตโนมัติที่อาจไม่ส่งผลให้เกิดผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ในเชิงบวก หรือมีค่าใช้จ่ายมากเกินไปในการพัฒนา โดยพยายามทำให้ทุกอย่างเป็นระบบอัตโนมัติ ” นายฮาระ กล่าว

จากรายงาน whitepaper ของเอบีม เรื่อง “บทบาทของ BPR ในการเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุดแก่ RPA” ยังได้รวบรวมเช็คลิสต์ที่ช่วยให้องค์กรสามารถตรวจสอบตัวเองอย่างง่าย เพื่อให้แน่ใจว่ากระบวนการของบริษัทเหมาะสำหรับระบบอัตโนมัติหรือไม่ เช็คลิสต์เหล่านี้จะชี้ให้เห็นว่าองค์กรไม่ควรเลือกใช้ระบบอัตโนมัติ เช่น การขาดระบบตัดสินใจตามกฎหรือการไม่มีรูปแบบที่ชัดเจน การมีข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างและมีการป้อนข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ที่อ่านไม่ได้ นอกจากนี้ ยังรวมถึงระบบที่เปลี่ยนแปลงกระบวนการบ่อย การมีกระบวนการซ้ำซ้อนหรือไม่จำเป็น, การที่มีกรณียกเว้นหรือกรณีพิเศษจำนวนมากที่ต้องใช้การตัดสินใจจากคน การที่ต้องพึ่งพาการกดแป้นหรือคลิกมากกว่า 500 ครั้งในขั้นตอนต่าง ๆ ของการดำเนินงาน และต้องทำงานร่วมกับแอปพลิเคชั่นต่างๆ มากกว่า 5 รายการ ซึ่งหากบริษัทใดเข้าเกณฑ์อย่างน้อยหนึ่งข้อจากเช็คลิสต์ข้างต้น การนำRPA มาใช้อาจไม่ใช่แนวทางที่เหมาะสมสำหรับองค์กร

ทางออกที่แนะนำเพื่อเพิ่มประโยชน์สูงสุดในการใช้ RPA คือ การนำเอา BPR เข้าไปในกระบวนการ ซึ่งแต่เดิมแนวคิด BPR มักเน้นไปที่การลดต้นทุน แต่ในปัจจุบัน BPR ได้ขยายวัตถุประสงค์ออกไปมากมาย เช่น เพื่อลดความซับซ้อน ลดงานที่ไม่มีนัยสำคัญ ปรับปรุงกระบวนการและเพิ่มความสามารถในการแข่งขันเพื่อการเติบโตและการขยายตัว การขยายขอบเขตเหล่านี้ส่งผลให้ BPR สามารถครอบคลุมกระบวนการทำงานหลายด้าน เพื่อเพิ่มความสามารถขององค์กรในการปรับตัวให้เข้ากับการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของภูมิทัศน์ทางธุรกิจในปัจจุบัน เช่น รูปแบบการทำงานยุควิถีชีวิตใหม่ (New Normal) หลังจากการระบาดของไวรัสโควิด-19 และการเกิด Digital Disruption

เอบีมแนะนำให้องค์กรใช้แนวทางบูรณาการระหว่าง BPR และ RPA เป็นขั้นตอนก่อนที่จะดำเนินการใช้งาน RPA ในองค์กรอย่างเต็มรูปแบบ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพทั้งจาก BPR และระบบอัตโนมัติ ซึ่งจะหลีกเลี่ยงความเสี่ยงที่อาจพบในการปรับใช้งานได้ นอกจากนี้ การประเมินและการเลือกกระบวนการที่เหมาะสมจะช่วยลดความเสี่ยงในการเริ่มใช้ระบบอัตโนมัติที่อาจผิดที่ผิดทาง ขณะเดียวกัน วิธีนี้ยังช่วยให้บริษัทต่างๆ เห็นโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ก้าวไกลกว่าการแค่นำ RPA ไปใช้เพียงอย่างเดียว ซึ่งจะช่วยให้บริษัทสามารถหลีกเลี่ยงกระบวนการอัตโนมัติที่ไม่มีประสิทธิภาพ และสามารถมองหาโซลูชั่นสำหรับแก้ไขปัญหาของแต่ละองค์กรที่ดีขึ้นกว่าเดิม